Beratungsmodul

Das Beratungsmodul unterstützt bei der Organisation des gesamten Beratungsprozesses: von der Planung, über die Durchführung bis hin zur Dokumentation und Abrechnung. Eine Vielfalt an Funktionen und Auswertungsmöglichkeiten ermöglicht die optimale Steuerung des gesamten Beratungsangebotes.

Alles im Blick:

Der "Beratungskalender" ist eine Übersicht bzw. Auflistung von planmäßigen Terminen für einen ausgewählten Zeitraum. Hier wird schnell ersichtlich, welche Termine für Beratungen zur Verfügung stehen (=Beratungstermine) und welche Termine mit Beratungen belegt sind (=Beratungen). Zudem können der Übersicht Informationen wie Berater*in, Beratungsgebiet, Form, Status, Raum etc. entnommen werden über welche die angezeigten Termine auch entsprechend gefiltert werden können.

Der Beratungskalender kann automatisch aus Beratungsterminvorlagen erzeugt werden und zeigt dann alle verfügbaren Termine (einer z.B. "typischen Beratungswoche") die dann auch direkt belegt werden können.

Gut organisiert:

Zur Einrichtung "typischer Beratungswochen" können Beratungsterminvorlagen genutzt werden. Mit den Vorlagen können sich regelmäßig wiederholende Terminserien z.B. für Beratungsgebiete, Berater*innen, Räume oder auch Urlaubsvertretungen organisiert werden.

In Terminvorlagen werden die in einem Zeitraum zur Verfügung stehenden Termine eingegeben (z.B. Mo-Do, zwischen 10:00 und 13:00 Uhr, alle 20 Minuten) und können direkt mit Beratungsgebiet, Beratungsform und Raum hinterlegt werden.

Aus den Terminvorlagen können dann automatisch die entsprechenden Beratungstermine für die Übersicht "Beratungskalender" in einem gewünschten Zeitintervall erzeugt werden (z.B. für das 1. Halbjahr 2021). Dabei wird sichergestellt, dass ein Beratungstermin immer nur einmal existiert.

Einfach gebucht:

Durch Zuordnung eines Mitglieds zu einem Termin wird aus einem verfügbaren Beratungstermin eine konkret Beratung. Wird die Zuordnung entfernt, steht der Beratungstermin wieder zur Verfügung.

Dienliche Hinweise:

Für Mitglieder, die einem Termin zugordnet werden, bei denen jedoch eine Leistungssperre hinterlegt ist, wird ein entsprechender Warnhinweis angezeigt. Sind Beratungskontingente für Mitglieder hinterlegt und erschöpft, kann bei der nächsten Beratung automatisch die Auswahl "kostenpflichtige Beratung" aktiviert werden.

Termine managen:

Im Bereich "Verwalten Beratungen" können Berater*innen ebenfalls Beratungen schnell und einfach einsehen, anlegen, Informationen und Ergebnisse zu Beratungen erfassen, Dokumente hinterlegen und Beratungen einfach abarbeiten.

Beratungskontingente:

Beratungskontingente können über die Mitgliedsdaten verwaltet werden. Ob und welche Kontingente zur Verfügung stehen und wie viele Beratungen pro Jahr im Kontingent enthalten sind, kann (nach vorgegebenen Regeln zur Kontingentermittlung) automatisch oder manuell hinterlegt werden. Zudem wird auf einen Blick ersichtlich, wie viele Beratungen für das Mitglied je Beratungsart/-gebiet bereits stattgefunden haben.

Leistungen abrechnen:

Sollen Beratungsleistungen abgerechnet werden, kann dies über das Zusatzmodul ART (Artikel- und Auftragsverwaltung) erfolgen. Hierzu werden Aufträge mit den entsprechenden Artikeln erstellt. Im Artikel sind Betrag, Beschreibung und Sachkonten hinterlegt. Wiederkehrende "Leistungspakete" können vom Benutzer auch als Vorgaben gespeichert und beim nächsten Fall direkt wiederverwendet werden. Aufträge können dann einfach auf Knopfdruck abgerechnet werden.

Fundierte Informationen:

Über die Beraterauskunft können alle wichtigen Informationen einer anstehenden Beratung eingesehen werden: neben Berater*in, Vorgangsnummer, Beratungsgebiet und Beschreibung sind das z.B. Mitglieds-/Beitragsdaten, Liegenschaften, bisherige Beratungen und deren Ergebnis. Diese Informationen können ebenso schnell und einfach übersichtlich als z.B. PDF-Datei ausgegeben werden.

Auswertungen und Statistiken:

Standardauswertungen (z.B. MS Excel-Ausgabe, Textdatei für Serienbriefe, Standard-E-Mail, KOME-Mail) stehen für Beratungen und Beratungstermine zur Verfügung und können aus dem Beratungsmodul schnell und einfach (als csvDatei) ausgegeben werden; so z.B. auch für die zentrale Beratungsstatistik.

Bisherige Daten:

Zum Import von Beratungen steht ein Importmodul bereit, mit dem bisherige Beratungen (mit Daten wie Datum, Zeit, Beratungsform, Beratungsgebiet, Raum, Berater*in, Mitgliedsnummer, Beschreibung, Ergebnis) aus einer Textdatei importiert werden können. Beim Import von Partnerdaten bietet das neue Importmodul zusätzlich die Felder Leistungssperre, Beratungskontingent und Kennzeichen.

Guter Ausblick:

Das Modul Beratungen schafft - neben vielfältigen Möglichkeiten zur Organisation von Beratungsleistungen - die technische Grundlage für das Modul "Beratungsportal", mit dem Termine zukünftig auch online vereinbart, Dokumente zur Terminvorbereitung hoch- bzw. heruntergeladen und weitere individuelle Informationen online zur Verfügung gestellt werden können (Modul befindet sich in Entwicklung).