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Von Fall zu Fall

Aus dem Projektalltag:

Herausforderungen: Datenmengen, Organisationseinheiten, Projektzeitrahmen

In diesem Projekt war das Ziel die Einführung einer neuen einheitlichen Software-Lösung, die Datenmengen von mehreren 100.000 Adressen nicht nur bewältigt, sondern effizient konsolidiert und organisiert.

Die neue Verwaltungssoftware sollte als einheitliche Anwendung bei der Bundesvorstandsverwaltung, zehn Bezirkszentralen und fast 100 Regionalbüros eingeführt werden.

Eine weitere Herausforderung war der straffe Projektzeitrahmen. Nach nur sieben Monaten sollte der Echteinsatz der Anwendung mit zusätzlichen Entwicklungs- und Implementierungsarbeiten erfolgt sein.

Ergebnis:
Das Projekt wurde in dem gegebenen Zeitrahmen realisiert. Die 950 registrierten Benutzer haben heute mit D'ORG eine moderne einheitliche Standardanwendung zur Verwaltung und Auswertung von Personen, Organisationen, Gremien und Verteilern im Einsatz. Des Weiteren bietet D'ORG den Anwendern zahlreiche Funktionen für die Statistik-, Berichts- und Korrespondenzerstellung und zur Verteilerorganisation. Durch die zentrale Datenhaltung und das zentrale Anwendungsmanagement gehören aufwändige Datenaustausch-Arbeiten der Vergangenheit an.

Herausforderungen: Überzeugung, Akzeptanz, Bewährung

In dem hier beschriebenen Projekt geht es um eine Organisation, die bei der Suche nach einem Software-Partner zunächst leidvolle Erfahrungen sammeln musste: von einigen Anbietern wurden Funktionalitäten demonstriert, die später nicht realisiert werden konnten, Absprachen getroffen, die anschließend nicht eingehalten wurden. Nicht nur Zeit und Geld wurden verschwendet.

Doch die DATAX zeigte dieser Organisation einen anderen Weg auf: seit der ersten Begegnung wurde viel Wert darauf gelegt, auf beiden Seiten Klartext zu reden. Nach ersten Vorgesprächen war schnell klar, dass zunächst ein Workshop stattfindet, in dem geprüft wird, ob das Software-Paket D'ORG die Anforderungen des Verbandes unter realen Bedingungen erfüllt. Die Mitarbeiter sollten das System testen und ihre Anforderungen einbringen.

Die neue Verbands-Software sollte folgende Aufgabenbereiche und Dienstleistungsschwerpunkte unterstützen:

  • Verwaltung der Mitgliedsdaten
  • Beitragsverwaltung der Ortsvereine
  • umfangreiche Beratungsleistungen
  • Organisation unterschiedlicher Veranstaltungen
  • Belieferung der Mitglieder mit der Verbandszeitschrift

Folgende Ziele standen dabei im Vordergrund:

  • alle Kontakte zentral zu verwalten und organisieren: neben Mitgliedern auch Kontakte zu Presse, Politik und anderen Institutionen
  • Prozesse der Rechtsberatung zu unterstützen, Berater schnell und einfach mit allen relevanten Informationen zu versorgen
  • Veranstaltungen über das gleiche System zu managen und Teilnehmer, die nicht zu den Mitgliedern zählen, gleichermaßen zu verwalten

Nachdem sichergestellt war, dass das D'ORG Software-Paket dafür geeignet ist, wurde die Umstellung schrittweise angegangen. Zunächst wurde die Adress- und Mitgliederverwaltung auf D'ORG umgestellt. Alle Daten sind heute zentral im System verfügbar; dies führte zu einer besseren Übersicht. Die Bearbeitungszeiten zur Beitragssollstellung und für den Rechnungsdruck verkürzten sich drastisch. Der einfache elektronische Zahlungsverkehr verursacht heute nur noch einen Bruchteil des früheren Arbeitsaufwands. Durch das integrierte Dokumenten-Management-System von D'ORG können die Berater für die intensiven Beratungsleistungen komplette Vorgänge schnell und einfach wiederfinden.

In der nächsten Projektstufe ist die Einführung des Veranstaltungsmanagements vorgesehen. Auch dabei wird viel Wert auf regelmäßigen und lebhaften Austausch gelegt, so dass der Verband eine Software-Lösung erhält, die einen echten Mehrwert bietet. Die Akzeptanz für D'ORG ist in der Organisation sehr hoch, denn die Geschäftsführung hat die Mitarbeiter von Anfang an am Projekt beteiligt und in die Prozesse eingebunden. Nach anfänglichen Stolpersteinen wurde somit letztlich doch noch ein Partner und Produkt gefunden, mit dem die Organisation heute sehr zufrieden ist.

Herausforderungen: Zusammenführung unterschiedlicher Organisationseinheiten, Wahrung getrennter Datenbestände

Zu den wichtigsten Aufgaben der hier beschriebenen Organisation gehören die Beratung von Mitgliedern, Regierungen, Parlamenten und Behörden, die Förderung des Artenschutzes, der Biotop- und Naturschutz, die Landschaftspflege sowie die Förderung des Natur- und Umweltbewusstseins der Menschen.

Um die Fülle an Aufgaben zu bewältigen, sind moderne Verbandsstrukturen und entsprechende Arbeitsabläufe wichtige Voraussetzungen. Daher machte sich die Organisation auf die Suche nach einer neuen, modernen und zukunftssicheren Verwaltungssoftware, die ihren Anforderungen gerecht wird.

Konkrete Ziele der Software-Neueinführung:

  • Vereinfachung von Prozessen der Mitglieder- und Adressverwaltung in der Hauptgeschäftsstelle
  • Verbesserung der Zusammenarbeit mit externen Organisationseinheiten
  • Vereinfachung der gesamten Prüfungs- und Fortbildungsorganisation
  • Für zukünftige Entwicklungen gut gerüstet sein

Nachdem sich die Organisation für D'ORG entschieden hatte, wurde das Projekt in zwei Projektstufen durchgeführt:

Zunächst wurde eine zentrale Datenbasis für die Hauptgeschäftsstelle und die angeschlossenen Organisationseinheiten geschaffen. Hinzu kamen Daten von einem angebundenen Verlag, der für den Versand der Mitgliederzeitschrift zuständig ist. Nach Zusammenführung der unterschiedlichen Datenbestände wurden die Anfor­derungen an die Bereiche der Mitgliederverwaltung realisiert. Die externen Organisationseinheiten wurden so an die zentrale D'ORG-Lösung der Hauptgeschäftsstelle angebunden, dass Anwender direkt über das Internet auf Daten der Mitglieder zugreifen, Aktualisierungen vornehmen und Ausgaben (z.B. Excel-Listen) erstellen können. Verschlüsselte Verbindungen, Authentifizierungsmechanismen und das umfangreiche D'ORG-Berechtigungsmodell sorgen für vertrauliche und sichere Zugriffe.

Verbesserungen:

Wenn heute ein externer Mitarbeiter ein neues Mitglied erfasst oder Aktualisie­rungen vornimmt, stehen die Daten sofort der Hauptgeschäftsstelle zur Verfügung. Das spart Zeit, da der Datenaustausch per E-Mail oder Fax wesentlich länger dauerte und immer meh­rere Personen an einem Prozess wie der Neuanlage eines Mitglieds beteiligt waren.

Die Mitarbeiter der Hauptgeschäftsstelle greifen auf einen einheitlichen, aktuellen Datenbestand zu. Verteiler lassen sich schnell zusammenstellen und der Versand von E-Mails und Serienbriefen ist auf Knopfdruck möglich, was die Durchführung spezieller Aktionen wesentlich einfacher macht.

Für die Mitglieder waren ebenfalls schnell Verbesserungen erlebbar:
Wollen sie Rabatte oder spezielle Vergünstigungen durch ihre Mitgliedschaft in An­spruch nehmen, können die Mitarbeiter der Geschäftsstelle noch während eines Telefonats direkt in D'ORG prüfen, ob es sich um ein Mitglied handelt und die entsprechenden Vorzüge geltend machen.

Für den Versand der Verbandszeitschrift konnten die Prozesse ebenfalls optimiert werden:
Neben der Anzahl an Zeitungen, die ein Abonnent erhalten soll, werden die gewünschte Versandart oder die Vergabe von Zusendungsstopps einfach und zentral verwaltet und ausgegeben.

In der 2. Projektstufe standen die Verwaltungsprozesse der Bereiche Prüfungswesen und Fortbildung im Fokus. Die in diesen Bereichen verwalteten Daten müssen strikt von den Daten der Mitgliederverwaltung getrennt werden. Unter Wahrung der geforderten Datentrennung können Anwender heute mit der integrierten Veranstaltungsverwaltung Prüfungen und Fortbildungen (samt Teilnehmern, Referenten, Ausschüssen, Räumen etc.) einfach und übersichtlich organisieren.

Das Projekt wurde innerhalb weniger Monate realisiert. Die angestrebten Ziele wurden erreicht, was in der gesamten Organisation zu effizienten Prozessen führt und die Erbringung zusätzlicher Dienstleistungen für die Mitglieder ermöglicht.