Und so funktioniert's:
In D'ORG wird ermittelt, ob ein Empfänger einen Beleg als E-Mail oder als gedruckten Beleg wünscht. Für Empfänger, die den Beleg als E-Mail wünschen, wird dem Anwender eine E-Mail-Vorlage für die Begleit-E-Mail (mit Anpassungsmöglichkeiten) angezeigt. Nach Bestätigung wird für jeden E-Mail-Empfänger die personalisierte E-Mail anhand dieser Vorlage erzeugt; zudem wird der E-Mail der personalisierte Beleg angehängt. Für Empfänger die gedruckte Belege wünschen wird ein Sammel-PDF-Dokument erzeugt.
Die E-Mails und das Sammel-PDF-Dokument werden dem Anwender in einer Gesamtübersicht angezeigt. Hier können die E-Mails und deren Anhänge nochmal geprüft und freigegeben werden. Das Sammel-PDF-Dokument kann ebenfalls geprüft und auf einem Drucker ausgegeben werden.
Vorteile von EBI:
- Zeitersparnis: ein Bearbeitungsprozess für Brief- und E-Mail-Empfänger
- Umweltfreundlich: E-Mail-Versand mit personalisierten PDF-Ausgaben
- Günstiger: dauerhaft Papier, Druck- und Portokosten sparen
Einsatzbereiche für das Zusatzmodul EBI sind:
- Beitragsrechnungen
- Einladungen, Teilnahmebestätigungen, Rechnungen aus der Veranstaltungsverwaltung
- Mahnungen
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Anwendungsfilm EBI